【年度分類法】

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【年度分類法】

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

年度分類法也稱年代分類法，就是根據形成和處理文件的所屬年度將全宗內的檔案分成各個類別。

 

一個立檔單位的一個年度內的文件，存在著緊密的聯繫。

 

一個立檔單位每年都有不同的任務，一般工作又是以年度為單位制訂計畫和進行總結的。

 

按年度分類，就可以看出一個立檔單位逐年發展變化情況、看出不同時期一個機關的不同的特點，從而有助於歷史的研究問題。

 

另外，這種分類方法同現行機關的文書處理工作制度也吻合，以年度為單位立卷和移交，實際上自然就形成了一種分類。

 

而且在實際工作中，年度分類法又可以同其他分類法分層聯用，所以是運用最廣泛的一種方法。

 

根據文件的準確日期歸入相應年度類別，是按年度分類法的重要問題。

 

如果一分文件上有兩個以上的日期，就要根據不同文件的特點，確定一個主要日期，即最能說明該文件時間特點的日期。

 

在文件上沒有注明日期的情況下，就要考證和制定文件的準確日期或近似日期，並據以按年度合理地歸類。

 

在實際生活中，除了一般通用的年度外，各專業部門還經常使用專門的年度來進行工作。

 

所謂專門年度，就是根據工作和生產上特殊需要，對於一個年度的起止日期不以1月1日至12月31日來計算，而是另外專門規定一種起止日期來計算。

 

如學校一般是以每年的8月1日至次年的7月31日為一個學年。

 

各種專門年度的計算方法是不同的，而且是隨著工作的發展變化改變的。

 

如果立檔單位相當的一部分工作是按照專門年度來進行的，那麼，在按專門年度進行工作中形成的檔案也將會反映出這一特點，即在一個專門年度內形成的文件相互間有著密切聯繫，也就應該按照專門年度來分類（如果採用年度分類法的話）。

 

但是一個立檔單位常常不是全部工作都按專門年度進行；

 

有些工作仍按一般年度進行。

 

如一個學校教學工作是按學年進行的，而科學研究和行政工作仍按一般年度進行的，會計工作又必須嚴格按照會計年度進行。

 

這樣，在按年度分類法進行分類時，必須兩種年度結合進行，就是分別分類，類內統一整理。

 

例如，在學校中，將以學年為單位進行工作而形成的文件按照學年分類，其他文件按照一般年度分類；

 

然後再將兩種年度的文件，按照相應的年度合併為一類，這樣有規律地交錯起來，依次畫分年度類別。

 

這樣分類方法，如實地反映了立檔工作活動的面貌，做起來並不困難，而且又便於查找利用。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary