【訂購催詢】

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【訂購催詢】

 

Claiming

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

圖書訂購作業中，一般在發出訂單之後，如果出版社或代理商在預估時間內並未回覆，或提出訂購報告，則進行催詢，稱為「訂購催詢」(Claiming)。

 

訂購催詢分發票催詢與圖書催詢。

 

圖書經圖書館發訂單後，倘出版社或代理商超過預定回覆時間，圖書館未收到出版社或代理商寄來發票或訂購報告，圖書館以電話或催詢書函催詢發票，是為發票催詢。

 

一般國內訂購回覆時間為1月至3個月，國外訂購約3月至6個月不等。

 

圖書館為追蹤圖書訂購作業，建立「訂購中檔」，依圖書書名或書商排列，供館員定期檢視。

 

對於未正常回覆之訂購則發出訂購催詢，並建立訂購催詢檔以持續追蹤。

 

圖書館收到發票，倘逾期未收到圖書，進行圖書催詢作業。

 

圖書館亦以電話或信函向書商催詢圖書。

 

有些叢書或大套圖書計畫分期、分年或定期連續出版，圖書館常以長期訂購方式處理，並建立長期訂購檔。

 

館員亦應定期檢查長期訂購中檔，若逾期未收到發票或圖書，則一樣進行訂購催缺。

 

期刊以其連續不斷出版，使得期刊管理最困難的莫過於期刊催詢工作。

 

期刊需要每年辦理續訂作業並且預先付款。

 

經常在一年訂期中某刊物突然中斷、或缺收一兩期，將影響期刊館藏之完整與期刊裝訂作業，因此期刊催缺格外重要。

 

進行期刊催詢首應檢視期刊收到記錄，依據期刊刊期及以往收刊時間推判期刊正常收到時間。

 

倘期刊逾期未到館或下期已到而上期仍未收到則進行期刊催詢。

 

期刊催詢方式有定期催詢與臨時催詢。

 

前者係定期檢視期刊收到記錄進行催詢。

 

日刊每週催詢；

 

週刊、旬刊、雙週刊每月催詢；

 

月刊、雙月刊每二月催詢；

 

季刊，每季或半年催詢；

 

半年刊、年刊或多年刊每年催詢。

 

遇有讀者特殊要求或緊急需要則進行臨時催詢。

 

期刊催詢一般以電話、催詢信函或代理商提供催詢專用表格辦理。

 

需注意出版社與代理商對於催詢之限制與特別指示，並且要建立催詢檔，以便後續追蹤。

 

期刊催詢後，仍應定期檢視追蹤，倘期刊仍未收到，則發出第二次、第三次以上催詢通知。

 

近年來，有些代理商提供代客戶辦理期刊催詢服務，期刊經訂購後，由出版社寄給代理商辦理期刊登錄與催詢。

 

代理商再將期刊轉寄圖書館，由代理商直接向出版社催詢期刊，並向圖書館報告期刊催詢狀況。

 

圖書館享用這種服務另需付出期刊催詢服務費與期刊郵寄費用。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary