【作業檔】

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【作業檔】

 

In-ProcessFile

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

作業檔亦稱為處理檔(ProcessFile)或處理資訊檔(ProcessInformationFile)，它是圖書館採購部門所建立的檔案，一般記載項目主要包括圖書資料的題名、著者、出版者、出版年、標準書號、叢書名等基本書目資料及自圖書資料選購至上架供閱過程中，各階段的處理狀況。

 

在傳統人工作業時期，作業檔廣泛使用於圖書館採購部門，但在作業上各館的處理方式略有不同，有些圖書館將作業檔與訂購中檔(On-OrderFile)分開為兩個檔，訂購中檔主要記載已發出訂單但尚未到館的資料狀況，當訂購之圖書資料到館點收後，則將該資料的紀錄自訂購檔中抽出，註記到館日期，然後成為作業檔，但大部分圖書館將訂購檔與作業檔合而為一，稱為作業檔，其排序方式有依書名，亦有依作者排列，視各館實際作業需要而定。

 

人工作業的作業檔多半為3×5英吋之卡片格式，有的單位尚採多聯格式，以便於資料運送編目部門時，將聯單附於書中，供編目人員註記處理情形，待資料處理完後，將此聯通知採購部門更新作業檔的紀錄。

 

為避免採購不必要的複本，同時讓讀者迅速了解圖書資料的處理狀況，並免除重複推薦已購書籍，亦有圖書館將多聯單分別插入公務及公用目錄卡片內，待正式的目錄卡片編製完成後即予以抽換，而這樣的方式常加重了館員維護目錄卡片的負擔，因此，人力較缺乏的圖書館並不將聯單排入公用目錄供讀者查詢，但為了作業上的便利，有時圖書館會將特殊類型資料等非書媒體另設作業檔，因這類資料具有獨特性，書目資料較不易確切掌握，書目查證亦較為困難，因此與一般圖書分開處理。

 

隨著圖書館自動化作業之推行，作業檔的建立在技術處理過程仍然受到重視。

 

1970年代初期，史丹佛大學(StandfordUniversity)採用大型圖書館書目自動化作業分時系統（BibliographicAutomationofLargeLibraryOperationsUsingaTime-SharingSystem，簡稱BALLOTS），為一個功能頗為完善的線上技術服務處理系統，其包括4個主檔，分別為機讀編目檔(MARCFile)、作業檔（In-ProceseFile，簡稱IPF）、編目資料檔（CatalogDataFile，簡稱CDF）及參考檔(ReferenceFile)。

 

發展至今，各自動化系統均提供有此種電腦檔，只是在名稱上或稱作訂購檔，透過此檔與書目主檔的連結，在訂購前置作業中，先行建立的書目資料將可移轉予編目時運用，而不需重新輸入相同的資料。

 

自採購至上架過程中，每一階段的處理狀況亦可於系統中設定不同的代碼，表示該資料的最新處理情形，因此在自動化作業中，作業檔的建立與維護較人工作業更具彈性，對於人力之節省及作業之連貫有很大的助益。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary